Møteromsbooking

Møterom er en verdifull ressurs, og uten god oversikt går det fort tid til spille på å lete etter ledige rom, håndtere dobbeltbookinger eller holde av rom som aldri blir brukt. Vi leverer løsninger for møteromsbooking som passer alt fra mindre virksomheter til store konsern, kontorfellesskap og bygg med flere leietakere.

Rompaneler gjør det enkelt å se status og booke der du er. Berøringsskjermer utenfor møterommene viser om rommet er ledig eller opptatt, og gir oversikt over kommende møter. Brukerne kan booke et ledig rom direkte på skjermen, bekrefte et møte eller frigjøre rommet dersom det ikke lenger skal brukes. Tydelige statusfarger gjør det enkelt å finne et ledig rom med et raskt blikk.

Mulighet for innsjekking bidrar samtidig til bedre utnyttelse av møterommene. Dersom ingen møter opp og bekrefter reservasjonen innen angitt tid, kan rommet frigjøres slik at andre får mulighet til å bruke det.

For virksomheter med behov for mer omfattende booking og administrasjon finnes løsninger som samler møterom og andre ressurser i ett system. Brukerne kan booke fra nettleser eller app, og løsningen kan integreres med etablerte kalender- og samhandlingsverktøy. Dette gjør det mulig å booke fra verktøyene de ansatte allerede bruker i arbeidshverdagen.

I kontorfellesskap og bygg med flere virksomheter kan møterom og ressurser gjøres tilgjengelige for bestemte brukere eller leietakere. Det kan settes individuelle regler for blant annet tilgjengelighet, åpningstider og hvem som har tilgang til de ulike ressursene. Det er også mulig å håndtere eksterne bookingforespørsler og ulike bruker- og administratorroller.

Booking trenger heller ikke begrense seg til møterom. Med en utvidet ressursbooking kan samme løsning brukes til å reservere for eksempel arbeidsplasser, parkeringsplasser og skap. Det kan også tilbys funksjoner som bestilling av mat og drikke i forbindelse med møter.

For større kontormiljøer kan dagens møter og tilgjengelige rom i tillegg vises på informasjonsskjermer i resepsjoner og fellesområder. Administrator får samtidig en sentral løsning for administrasjon og kan hente ut bookinghistorikk og annen informasjon til rapportering og videre oppfølging.

Oppsummert om møteromsbooking fra Evercom

• Se raskt hvilke møterom som er ledige eller opptatt
• Book rom direkte på skjermen, i nettleseren, via app eller kalender
• Synkronisering med bedriftens eksisterende kalenderløsning
• Innsjekking som reduserer antall reserverte rom som ikke blir brukt
• Sentral administrasjon av møterom, brukere og tilganger
• Mulighet for ulike regler og tilganger for leietakere og brukergrupper
• Booking av andre ressurser som arbeidsplasser og parkering
• Visning av dagens møter og tilgjengelighet på informasjonsskjermer
• Bedre oversikt og mer effektiv utnyttelse av møterom og ressurser

Med riktig løsning for møteromsbooking blir det enklere å finne plass, enklere å planlegge og enklere å utnytte ressursene effektivt. Resultatet er mindre tid brukt på administrasjon og mer tid til det møtet egentlig handler om.